仕事の基本動作　その２　仕事を捌く（1998.12）

総ての項目を書き出す　重要性と緊急性に注目して優先順位を決める　重要且つ緊急な項目は意外と少ない

会社で仕事をしていれば、毎日やるべき事が沢山ある（もしないのなら、或いは、やるべき仕事が思いつかないのなら、その会社は辞めた方が良いかも知れない）。　余りにいろいろとあって、何から手を付ければ良いのか、頭が混乱することがある。　こんな時こそ焦ってはいけない。

急ぐ仕事、時間的に余裕のある仕事、大切な仕事、まあまあな仕事、それらを些細な事も含めて総て、思いつくままに、項目書きにして見よう。　それらの中で，本当に自分がやるべき仕事は，どの項目とどの項目か、やらなくても良い項目はどれか、他人にやって貰える項目はどれか、冷静に考えて見よう。

自分がやるべき項目が決まったら、各項目ごとの重要性と緊急性に注目して、実行する優先順位を決めよう。　そのために「田」の字型に４つのマス（枠）を書く。　左下のマスには「重要度・緊急度ともに低い」項目、左上のマスには「重要度は高いが緊急度は低い」項目、右下のマスには「重要度は低いが緊急度は高い」項目、右上のマスには「重要度・緊急度ともに高い」項目、を夫々記載する。　実施すべき順序は、１．重要・緊急、２．非重要・緊急、３．重要・非緊急、４．非重要・非緊急、となる。

いくらあせって見ても所詮、人間は同時に２つの事はできない。　１番（右上マス）以外の事は当面忘れ、先ずは１番だけに専念しよう。　１番に目途がつけば、その時点でもう一度優先順序を見直そう。　以降、その繰り返しである。

やるべき項目を総て書き出して見るだけでも、効果がある。　やるべき仕事が整理できるし、全体を眺めて見ると、共通する内容も見えてくるものだ。

やるべき項目を総て書き出し、優先順位を決めることによって、自分の気持ちが落ち着き、今すぐやるべきことに専念できる。

冷静に考えれば、重要且つ緊急な項目は意外と少ないものである。　項目によっては、時間と共に自然に解決するものや、する必要性が消えてしまうものさえある。　忙しさからいらいらしたり、憂鬱になる必要はない。　それでは返って効率が落ちるだけだ。

上記では、４つのマスを使用したが、縦軸を重要度、横軸を緊急度として、各項目をグラフ状に配置・記載しても同様である。